Par Thomas Jeanneau, Founder @ Essentiel

Fondée en 2019 par Thomas Jeanneau, Essentiel est une agence d’automatisation des process et de formation au numérique. Cette dernière aide les entreprises à automatiser leur process en interne afin de ne plus perdre de temps sur des tâches sans valeur ajoutée, répétitives et frustrantes.

À l’occasion de ce Sandbox, Thomas Jeanneau nous explique comment automatiser un prévisionnel financier grâce à Zapier, Google Sheets et Qonto.

Tip 1 : N’hésitez pas à tirer profit des différents outils qui existent pour automatiser une tâche. Ceux-ci offrent souvent un rendu similaire à la tâche manuelle mais avec un process plus rapide et plus robuste.

1 - Le choix des outils

L’objectif de cette automatisation est l’envoi d’un message sur Slack auquel vous aurez indiqué une récurrence. Le message Slack spécifiera :

- Le prévisionnel financier du mois
- Les dépenses du mois en cours
- Les revenus du mois en cours
- La différence entre les revenus/les dépenses avec le prévisionnel du mois

Cette notification permet de réajuster vos actions selon les résultats obtenus.

Pour créer cette automatisation, les applications utilisées sont :

- Qonto : l’une des seules banques à avoir une API “native” (application programming interface délivrée par le fournisseur de la plateforme qui récupère les transactions bancaires).
- Google Sheets : afin de récupérer les informations pertinentes de votre prévisionnel financier.

Le but est de relier les deux grâce à :
- Zapier : un outil qui permet d’automatiser des process sans savoir coder, uniquement avec une interface graphique. Il permet d’utiliser les API de beaucoup d’outils et de les connecter entre elles. Zapier est notamment utilisé en start-up pour gagner en productivité sur des process qui ne nécessitent pas qu’un développeur passe du temps à créer un produit.

Tip 2 : Automatisez le maximum de tâches répétitives pour gagner en productivité

2 - Les étapes de l’automatisation

  • Mettre en place un déclenchement journalier

Pour ce faire, il suffit de s’inscrire sur Zapier et de renseigner la date, l’horaire et la récurrence de votre message avec Schedule Zapier.

  • Le formatage du mois pour l’API Qonto

Avant de pouvoir récupérer des informations sur Qonto, il faut s’assurer que le mois est indiqué en 2 chiffres. Servez-vous de Formatter by Zapier afin de formater cette information et de la rendre lisible pour Qonto.

  • Utilisez Qonto pour récupérer de l’information sur vos transactions bancaires

Qonto n’étant pas intégrée directement dans Zapier, il faut utiliser des webhooks. Un webhook permet d’utiliser une API indépendamment du type d’outil. Les développeurs l’utilisent beaucoup pour interagir avec d’autres applications. Récupérez enfin le lien d’API Qonto pour configurer le webhook avec vos identifiants et le filtre du mois actuel créé à partir de l’étape précédente.

  • Récupérez les informations Google Sheets

Le but est de croiser ces informations avec celles de Qonto. Une fois Google Sheets sélectionné sur Zapier, l’API Lookup Spreadsheet va permettre de récupérer une information précise sur Google Sheets. Il suffit ensuite de renseigner :

-       la ligne où se trouve l’information souhaitée
-       la colonne où se trouvent les “ identifiants” de chacune des lignes.

  • La sélection du mois dans le prévisionnel financier

Utilisez une nouvelle fois Formatter by Zapier et allez dans la partie “Utilities”. Servez-vous de la fonction Lookup Table qui permet de lier le mois envoyé par le déclencheur avec une colonne de votre Google Sheets. Listez ainsi tous les mois avec les colonnes du prévisionnel.

  • Le calcul des débits, des crédits et de la différence du mois

Pour cette étape, utilisez l’application Code by Zapier et sélectionnez le langage JavaScript. Configurez ensuite les variables JavaScript en précisant les données dont vous avez besoin pour faire les calculs. Reliez chaque dépense à chaque type de dépense.

  • La diffusion du message sur Slack

Il est important de souligner que cette automatisation peut également se faire sur Gmail. Pour cette dernière étape, sélectionnez l’application Slack (ou Gmail) puis l’action “Send Channel Message” (channel spécifique sur Slack). Indiquez le compte Slack souhaité puis configurez votre message en injectant les différentes variables dans celui-ci. Activez votre Zap, et voilà !

Votre équipe peut désormais recevoir un message toutes les semaines dans lequel elle trouvera :
-      Le nom du bot
-      Le logo de l’entreprise
-      Le prévisionnel financier du mois
-      Les dépenses du mois
-      Les revenus du mois
-      La différence dépenses/revenus avec le prévisionnel financier

Libre à vous d’aller plus loin et de laisser s’exprimer votre créativité en adaptant l’automatisation à vos besoins.

Thomas a finalement su résoudre le problème du temps perdu à effectuer des tâches répétitives pour les équipes Finance des entreprises.

Pour en savoir plus :
- l'article détaillé de Thomas sur cette automatisation
- sa présentation avec la manip' étape par étape


À propos de Sandbox

Expérimentation continue, réflexion hors des sentiers battus et parfaite exécution sont des attributs essentiels pour conquérir des marchés.

Sandbox est une série d’événements pour tous où les équipes les plus inspirantes de l'écosystème partagent leur utilisation originale de la tech/data.
Au programme : growth marketing, développement d’outils tech en interne ou partage de “hacks” par des speakers sélectionnés pour leur expertise technique et leur créativité.

L’objectif est que vous terminiez cet article avec des idées actionnables à expérimenter avec vos équipes. Sales, Marketing, Support, HR, Finance, Opérations : tous les domaines sont concernés.

Si vous connaissez de potentiels speakers (ou que cela vous intéresse), n’hésitez pas à contacter Sasha (sasha@comet.co).

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